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POLITIQUE EXTERNE DE PROTECTION DES DONNÉES
PERSONNELLES
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AF2A est un centre de formation dans le secteur de l’assurance et organise des actions de formation à destination des salariés des entreprises de ce secteur, conformément aux exigences posées par le Code du travail en matière de formation professionnelle.

Dans le cadre de ces activités, AF2A collecte des Données à Caractère Personnel (ci-après les
« Données ») conformément au Règlement Général relatif à la Protection des Données 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (« RGPD »).

Il s’agit des Données relatives :

à ses partenaires commerciaux (clients, prospects et fournisseurs) ainsi qu’aux représentants et interlocuteurs de ces derniers,
- aux stagiaires participant aux actions de formations qu’elle organise,
- aux candidats au recrutement.

Tout terme commençant par une majuscule a la signification qui lui est donnée dans le RGPD.

1. Fondements juridiques des traitements effectués

AF2A traité des Données recueillies selon plusieurs modalités :

- via le formulaire de contact ou le bulletin d’inscription qui sont soumis au consentement de la Personne Concernée ;
- dans le cadre de l’exécution des obligations au titre d’un contrat conclu avec la personne concernée ;
- dans le cadre de ses obligations en tant qu’organisme de formation ;
- dans le cadre de la prospection et communication commerciale conformément aux conditions définis par la CNIL applicable aux relations entre professionnels.

2. Modalités de la collecte de données

La collecte peut se faire directement auprès des personnes via les formulaires de contact ou indirectement auprès des employeurs, clients d’AF2A, tenus aux obligations en matière de formation professionnelle.
Dans cette dernière hypothèse, AF2A informe le stagiaire, dès le premier contact (mail de confirmation d’inscription), des caractéristiques du traitement et des droits dont celui-ci dispose en matière de protection des Données, et lui adresse un lien lui permettant d’accéder à la Politique externe de protection des données personnelles.

3. Type de Données collectées

Conformément à la législation en vigueur et en application du principe de minimisation de la collecte, AF2A ne collecte que les Données strictement nécessaires aux finalités du traitement telles que portées à la connaissance des Personnes Concernées.

Les Données à susceptibles d’être demandées, en fonction de la nature des services ou produits fournis, sont les suivantes :
- Données d’identification : nom, prénom, civilité, date de naissance, coordonnées professionnelles (adresse, téléphone, télécopie, email) ; adresse d’expédition de la convocation des stagiaires à l’action de formation ;
- Données relatives à la vie professionnelle : CV, profession / fonction, niveau d'étude, domaine d’activité, catégorie socioprofessionnelle, date de recrutement, profession / fonction, type de contrat de travail ;
- Données de connexion et de navigation (adresses IP, logs) ;
- Données relatives à l’action de formation : programme de formation, évaluation du stagiaire dans le cadre de l’action de formation, évaluation des connaissances ; attestation de présence, feuille de présence, attestation de présence, attestation d'assiduité.

4. Finalités de la collecte et des traitement mis en œuvre par AF2A

AF2A n’utilise les Données dont elle est en possession que pour les finalités suivantes :

Mise en œuvre des opérations relatives à la gestion des clients : contrats, commandes, factures, comptabilité, comptes clients, suivi de la relation client, élaboration de statistiques commerciales, prospection commerciale, gestion des impayés et du contentieux, gestion des avis des personnes sur des produits, services ou contenus.

Mise en œuvre des opérations relatives à la prospection : gestion d'opérations techniques de prospection, sélection de personnes pour réaliser des actions de prospection, d'étude et de promotion, opérations de sollicitations.

Mise en œuvre des opérations relatives aux actions de formation : inscription, convocation, préparation de l'action de formation (questionnaire pré-formation et tests techniques), organisation et tenue de l’action de formation physique ou en ligne, résultats de l’évaluation des acquis de la formation, établissements et envoi des justificatifs de l’action de formation (feuille de présence, attestation, évaluation, diplôme), gestion des comptes d'accès (CAP Compétence), facturation de l'action de formation, diffusion des fiches de présentation des formateurs sur le site internet.

Mise en œuvre des opérations d’information et de communication via le site internet accessible à l’adresse https://www.af2a.com : service de communication au public en ligne et suivi statistique

Mise en œuvre des opérations relatives à la gestion des fournisseurs :contrats, commandes, réceptions, factures, règlements, gestion des comptes fournisseurs, gestion des demandes de droit d'accès, de rectification et d'opposition ; établissement des titres de paiement, établissement des


statistiques financières et de chiffre d’affaires par fournisseur, établissement des sélections de fournisseurs pour les besoins de l’entreprise, constitution et mise à jour d’une documentation sur les fournisseurs.

Mise en œuvre du recrutement : instruction des candidatures, entretiens d’embauche et sélection des candidats.

Gestion des demandes de droits des Personnes Concernées : accès, rectification, opposition etc.

AF2A ne traite les Données collectées que pour les finalités précitées et ne procède à aucun croisement de Données et aucune méthode de profilage.

5. Modalités de conservation des Données par AF2A

AF2A met en œuvre toutes les mesures techniques, d’ordre logique, physique et organisationnel permettant de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, préserver la sécurité et la confidentialité des Données et en particulier prévenir toute perte, altération, divulgation de Données ou accès à des tiers non autorisés.

La durée de conservation dépend de la nature du contact (client ; prospect ; fournisseurs ; stagiaires) et des usages du secteur.

En principe, les Données recueillies par AF2A sont conservées, tant qu’elles sont nécessaires aux finalités du traitement et archivées au-delà, a minima 5 ans, durée de prescription de droit commun.

Certaines Données sont conservées pour une durée plus longue afin de répondre aux exigences légales, et notamment les pièces justificatives comptables qui sont conservées pendant 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.

Certaines Données sont conservées pour une durée plus courte et supprimées au-delà de :
• 3 ans sans réponse à aucune sollicitation, s’agissant des Données des prospects ;
• 2 ans s’agissant des CV des candidats, sauf demande de suppression.

6. Destinataires des Données

Les Données sont destinées, en priorité, aux services internes d’AF2A concernés par le traitement à savoir : Direction Générale, Service commercial, Service pédagogie, Service comptabilité, Service en charge de la communication, Classe Virtuelle, Equipe e-learning et Service informatique.

Les Données collectées par AF2A pour les besoins de l’organisation des actions de formation professionnelle peuvent également être transmises à l’entreprise à l’initiative de la commande de formation, aux organismes financeurs, à la Direccte et d’une manière générale à tout acteur privé ou public intervenant dans le cadre de la formation professionnelle. Hors ces cas, les Données collectées par AF2A ne sont jamais communiquées à des tiers et ne donnent lieu à aucune utilisation commerciale externe à AF2A.

Certaines Données pourront également être transmises aux organismes publics et aux personnes chargés du contrôle (administration fiscale, commissaires aux comptes, experts-comptables, service chargé des procédures internes de contrôle), aux organismes financiers teneurs des comptes
mouvementés, ainsi qu’aux personnes en charge de la défense des intérêts d’AF2A et aux autorités judiciaires et administratives, le cas échéant.

7. Transfert de Données hors UE

Les Données collectées et traitées par AF2A ne circulent qu’au sein de l’Union Européenne (UE), ou dans des pays qui garantissent un niveau approprié de protection conformément aux dispositions légales applicables sur le territoire français.

8. Droits des Personnes Concernées sur leurs Données

Les Personnes Concernées sont informées qu’elles disposent, conformément à la loi en vigueur, des droits suivants :

- Droit d’accès qui permet d'obtenir la confirmation que des Données la concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès auxdites Données ;
- Droit de rectification qui permet d'obtenir, dans les meilleurs délais, la rectification des Données qui sont inexactes et, compte tenu des finalités du traitement, le droit d'obtenir que les Données soient complétées ;
- Droit d’opposition qui permet de refuser, pour motifs légitimes, de figurer dans un fichier (notamment dans le cadre de la prospection commerciale) ;
- Droit à l’effacement qui permet d'obtenir l'effacement, dans les meilleurs délais, de Données lorsque certains motifs sont réunis ;
- Droit à la portabilité des Données qui permet de récupérer les Données sous une forme aisément réutilisable, et, le cas échéant, les transférer ensuite à un tiers ;
- Droit d'obtenir la limitation du traitement des Données lorsque certains éléments sont réunis ;
- Droit relatif à la mort numérique qui permet définir des directives générales ou particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication des Données après le décès.

Les Personnes Concernées peuvent également introduire toute réclamation relative au traitement de leurs Données, auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (3 Place de Fontenoy, 75007 Paris ; https://www.cnil.fr/).

9. Interlocuteur d’AF2A en matière de protection des Données

Toute demande d’information ou d’exercice d’un des droits précités doit être adressée à l’adresse suivante : rgpd@af2a.com
datadockopqfLes acteurs de la compétence